1. CURRENT
SYSTEM (SISTEM YANG SEDANG BERJALAN)
Setiap
tahunnya, universitas atau perguruan tinggi di Indonesia selalu membuka
pendaftaran bagi siswa-siswi yang baru lulus SMA dan masyarakat umum. Sehingga
di buatlah suatu proses pendaftaran Calon Mahasiswa Baru yang dikenal dengan
istilah Penerimaan mahasiswa baru (PMB).
Akan
tetapi sistem PMB ini berbeda
untuk setiap universitas. Di universitas negeri sendiri umumnya menggunakan
system online untuk pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri
(SBMPTN). Namun tidak sama halnya dengan universitas swasta,
contohnya Universitas Tompotika, salah satu universitas swasta yang cukup
terkenal di daerah asal saya. Meskipun sudah terbilang cukup lama berdiri dan melahirkan banyak alumni,
tetapi universitas tersebut masih menggunakan prosedur manual dalam proses
Penerimaan Mahasiswa Baru setiap tahunnya.
Gambaran
mengenai proses PMB Universitas Tompotika seperti ini : setelah panitia Universitas tersebut mengumumkan telah membuka
pendaftaran Mahasiswa Baru untuk tahun ajaran baru, pertama
pendaftar harus membayarkan sejumlah uang yang
kemudian disebut sebagai uang pendaftaran. Kemudian
pendaftar yang telah menyetor uang
pendaftaran kepada panitia PMB, akan diberikan formulir dan persyaratan pendaftaran
dari pihak panitia. Setelah itu, pendaftar mengisi
formulir pendaftaran dan melengkapi berkas yang
diminta oleh panitia PMB kemudian menyerahkannya kembali kepada panitia PMB.
Setelah menerima formulir dan berkas
persyaratan dari pendaftar, tim panitia PMB melakukan proses seleksi tahap 1, yakni proses seleksi administrasi.
Pengumuman
hasil seleksi administrasi oleh panitia akan ditempel di papan informasi kampus
dan akan dimuat di Koran lokal (Luwuk Pos) beserta informasi mengenai tempat
untuk melakukan tes potensi akademik. Kemudian setelah dilakukan tes potensi
akademik, maka panitia mengumumkan hasil tes tahap 2 yaitu pendaftar yang telah
diterima sebagai mahasiswa baru di Universitas Tompotika.
Berikut
gambaran sistem yang sedang berlangsung
Sistem yang berjalan diatas sudah
baik. Namun masih terdapat beberapa kekurangan. Yakni dalam proses pendaftaran
dimana pendaftar masih harus mendatangi Universitas Tompotika (Untika) untuk
membayar uang pendaftaran, mengambil formulir, dan menyetor berkas kelengkapan
administrasi. Mungkin bagi pendaftar yang berdomisilli dekat dengan Untika, hal
itu bukan suatu masalah berarti. Namun bagi pendaftar yang berdomisili jauh
dari Untika, maka hal ini adalah suatu hal yang tidak gampang. Dari segi
pendanaan, pastinya akan memakan dana yang tidak sedikit apabila pendaftar
berasal dari daerah yang cukup jauh apalagi di luar kota Luwuk. Untuk
penginapan selama menunggu pengumumanpun akan memakan biaya ekstra, untuk
konsumsi, dan transportasi khususnya karena pengumuman hanya ditempel di
Universitas. Belum lagi ada kemungkinan berkas yang di bawa dari kampung ada
yang kurang atau tercecer di pejalanan, maka hal ini sangat menyusahkan
pendaftar.
Itupun beruntung bagi pendaftar
yang bisa lolos penyeleksian tahap I dan tahap II sampai diterima di Untika,
artinya semua pengorbanannya bisa sedikit terbayarkan oleh rasa puas. Tetapi
bagaimana nantinya dengan peserta yang sudah jauh-jauh dari kampung, dan
ujung-ujungnya tidak lolos pada penyeleksian tahap I (seleksi berkas).
1. PROPOSED
SYSTEM (USULAN SISTEM)
Maka dari itu, alangkah baiknya
jika semua proses pendaftaran dan pengumuman dilakukan secara Online. Dengan
sistem online ini, maka pendaftar cukup mengirimkan berkasnya ke panitia PMB di
universitas Tompotika tersebut melalui internet, dan juga pengumuman yang
diinformasikan dari pihak universitas akan lebih cepat diketahui pendaftar,
serta dana yang dikeluarkan oleh pendaftar juga lebih murah. Pendaftar juga
bisa langsung mengunduh kartu tanda peserta yang didalamnya tertera lokasi
lomba untuk mengikuti tes akademik melalui internet ketika dinyatakan lolos
seleksi administrasi.
Selain
itu, dengan sistem ini panitia akan lebih mudah menjalankan tugasnya, karena
untuk proses penginputan data, peserta sendiri yang akan melakukannya. Panitia
hanya akan mengumpulkan berkas-berkas yang masuk dan akan menyeleksi berkas
yang masuk. Dan juga sistem akan dibuat agar pendaftar bisa menginput data diri
mereka sendiri dengan benar dan tidak ada yang terlewatkan sebagai syarat
kelengkapan berkas formulir pendaftaran. Dengan menggunakan sistem informasi
ini juga lebih mempercepat dan memudahkan bagi pihak fakultas ataupun jurusan
untuk memperoleh data calon mahasiswa di fakultas atau jurusan yang
bersangkutan.
Dalam
sistem informasi universitas ini, pendaftar akan
membutuhkan jaringan web server agar calon mahasiswa dapat mengisi formulir
data diri dari tempat manapun dan kapanpun. Selain itu kita gunakan admin
sebagai server yang dapat diperankan oleh tata usaha untuk mengatur data
mahasiswa yang masuk dan membaginya sesuai fakultas, jurusan, dan program studi
masing-masing yang kemudian data-data ini dapat diakses oleh pihak tersebut
dengan menggunakan jaringan web.
3. SYSTEM
REQUIREMENT SPECIFICATION (SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM)
3.1 Spesifikasi
Kebutuhan Fungsional
·
Program yang bisa
membedakan antara pendaftar satu dengan yang lain
·
Penginputan data diri
·
Penginputan data
nilai ijazah
·
Berkas persyaratan
pendaftaran
·
Web server yang
berfungsi optimal 24 jam
·
Admin yang mengontrol
system informasi
3.2 Spesifikasi
Kebutuhan Data
·
Data mahasiswa baru
mencakup data pribadi dan
data orang tua
·
Data
nilai ijazah SMA dan
data keorganisasian
3.3 Spesifikasi
Kebutuhan Teknologi
·
Tablet, smartphone,
atau PC
·
Jaringan internet
·
Teknologi web-server
4.
RANCANGAN
SISTEM DENGAN DFD
4.1 Rancangan
Sistem Secara Umum
a.
Konteks Diagram
b. Diagram Berjenjang
4.2 Rancangan Sistem Terinci
a. DFD level 1
5. Rancangan Sistem dengan UML
5.1 Rancangan sistem secara umum
a. Usecase diagram
b. Class Diagram
5.2 Rancangan sistem terinci
a. Sequence Diagram
b. Activity Diagram
c. Statechart Diagram
d. Deployment Diagram
6. PENGUJIAN
SISTEM
6.1 Black-Box
Testing
·
Apakah sistem dapat menolak lebih dari 1 user dengan username yang sama?
·
Apakah sistem dapat
membantu pendaftar yang lupa password untuk login?
·
Apakah basis data pendaftar
terjaga keamanannya?
·
Apakah data yang
diinput sesuai dengan data yang masuk (valid)?
·
Apakah sistem dapat membaca batasan field pada form pendaftar?
· Apakah sistem dapat memeriksa
kesalahan penginputan data secara keseluruhan dan memberi peringatan?
·
Apakah system dapat
memeriksa apabila ada data wajib yang
tidak diinput (contoh : nama, TTL, dll) secara
keseluruhan dan memberi peringatan?
·
Apakah sistem dapat melakukan
pengeditan data jika ada pembaharuan data?
6.2 Analisis
Kinerja Sistem
·
Apakah system dapat
berjalan cepat dan tepat?
·
Apakah system tidak
lambat loading?
·
Apakah system dapat
memeriksa data yang dicari secara cepat?
· Apakah 100 pendaftar dapat melakukan
input data ke sistem dalam waktu yang bersamaan?
· Pada saat terjadi
sistem offline, apakah
sistem dapat melakukan recovery dan back up data secara cepat?
6.3 Pengujian
Akseptansi Sistem
·
Apakah pendaftar paham dan tahu cara
mengisi formulir data di sistem?
· Apakah calon mahasiswa
tidak mengalami kesulitan pada saat mengisi formulir data di sistem?
· Apakah pihak universitas tidak mengalami
kesulitan dalam melihat dan mempergunakan data calon mahasiswa di sistem?
·
Apakah calon mahasiswa merasa puas dan mudah dengan sistem
informasi ini?
·
Apakah panitia PMB
merasa terbantu dengan sistem informasi ini?
· Apakah pihak fakultas,
jurusan dan prodi merasa terbantu dalam hal pendataan mahasiswa baru dengan sistem informasi ini?
6.4 Unit
Test
· Apakah program dalam
sistem dapat memanage atau mengelompokkan data berdasarkan kode?
6.5 Integration
Test
· Apakah program dalam
sistem dapat menghubungkan data-data yang memiliki keterkaitan?
6.6 Defect
Testing
·
Apakah pada sistem
terdapat kecacatan?
· Apakah pada program
terdapat hal yang tidak sesuai dengan fungsinya atau spesifikasinya?
·
Apakah pada program
terdapat kesalahan pengkodean?
0 komentar:
Posting Komentar